Collecter en amont du projet, auprès de la société de production, les informations comptables et sociales propres au film ou à la série afin d’établir les situations comptables de début de projet en conformité avec la réglementation en vigueur

Ouvrir le cas échéant les différents comptes sociaux en lien avec le projet du film ou de la série auprès des organismes sociaux (URSSAF, Audiens, France Travail, etc.) et le compte bancaire du film afin de permettre les futures déclarations et règlements de contributions sociales, des salaires et des achats

Définir une organisation du travail (rôle de chacun, modalités de circulation des informations, matériel et applications utilisées, éventuellement son équipe d’administration de production), à partir de l’analyse des éléments constitutifs du projet (scénario, typologie de projet, existence de process interne) et de ses contraintes (ex : pas d’internet filaire donc 4G), , tout en veillant à favoriser l’inclusion et l’accessibilité des personnes en situations de handicap afin d’assurer le suivi des comptes durant le tournage

Analyser le montage financier du projet de film ou de série avec le directeur de production et les besoins de données budgétaires avec l’interlocuteur en charge du bilan carbone CNC, en définissant les informations sociales, financières et comptables à fournir sur le projet (ex : charges éligibles au crédit d’impôt) afin de mettre en place une comptabilité analytique tout au long du projet

Choisir et paramétrer les outils de suivi de l’activité comptable, sociale et fiscale du projet de film ou de série (logiciel, application, etc.) en fonction de l’analyse du projet et de la taille de l’équipe d’administration de production afin de pouvoir tenir à jour la comptabilité pendant le tournage

Etablir les matrices et documents de travail (note de frais, bon de commande, etc.) en lien avec le chargé/secrétaire de production, en les paramétrant dans les différents logiciels de gestion et en intégrant les évolutions de sa veille afin de préparer efficacement ses processus de travail pour la phase de tournage

Analyser le devis de production du film ou de la série en effectuant une lecture approfondie du scénario et des éléments disponibles (contrat de travail, de location, etc.), en s’appuyant sur sa veille réglementaire et sociale et en corrigeant les éventuelles erreurs de calcul pour l’ajuster en lien avec le directeur de production

Enregistrer le devis de production en utilisant le logiciel adapté dans le but de suivre l’état d’avancement des dépenses tout au long du projet de production audiovisuelle

Préparer le tableau récapitulatif des salaires en collectant auprès de l’équipe de tournage les feuilles d’heures dûment complétées ainsi que tout autre document utile (fiche d’identification, contrat de travail, attestation de visite médicale), en respectant la confidentialité des informations collectées et en s’appuyant sur sa veille réglementaire afin de réaliser des bulletins de salaries conformes

Enregistrer les éléments de la paie et des droits d’auteurs de l’ensemble de l’équipe sur le logiciel de paie selon la périodicité demandée par le projet de film ou de série, des heures de travail effectuées et la réglementation légale et conventionnelle en vigueur en s’appuyant sur le tableau récapitulatif visé par le directeur de production et les contrats de cession de droits d’auteur afin d’éditer les bulletins de salaires et les attestations employeur mensuelle (AEM) et les documents à destination des auteurs

Déclarer régulièrement les contributions sociales et conventionnelles auprès des instances concernées (URSAFF, Audiens, France Travail, etc.) au moyen des différentes plateformes dédiées afin d’être en conformité avec la réglementation en vigueur et de permettre le règlement des rémunérations et des contributions dues

Enregistrer les achats (notes de frais, factures fournisseurs, etc.) au moyen du logiciel dédié, en vérifiant la conformité de chaque pièce justificative et en les saisissant dans les comptes appropriés en prenant en compte le plan comptable spécifique du projet de film ou de série pour avoir une vision à jour des charges à régler

Programmer les règlements au moyen des transmissions en banque via le logiciel, en prenant en compte l’échéancier du projet de film ou de série, la disponibilité des avoirs sur le compte bancaire dédié afin d’effectuer les paiements et règlements prévus dans les délais légaux

Enregistrer les dépenses éligibles aux crédits d’impôts, aux participations des régions ou aux données carbone dans le logiciel de comptabilité grâce à un analytique afin de pouvoir extraire un export des dépenses ciblées à transmettre à la société de production

Calculer les montants de TVA à déclarer et à transmettre à la société de production en fonction des factures payées afin que le comptable de la société de production établisse sa déclaration dans les délais impartis

Déterminer un échéancier des dépenses selon le devis établi en prenant en compte chaque poste de dépense et les modalités de financement du projet de film ou de série afin de planifier les déblocages financiers

Enregistrer l’échéancier du projet de film ou de série dans un logiciel dédié afin de transmettre les besoins en trésorerie aux parties prenantes (directeur de production, société de production, organismes de crédit, financeurs) et réaliser les règlements nécessaires

Suivre en temps réel l’avancement des achats durant le tournage pour chaque département et poste de dépense à l’aide d’un logiciel dédié, à partir du devis établir initialement et en réalisant le lettrage des comptes tiers et des rapprochements bancaires réguliers afin d’informer le directeur de production d’éventuels écarts et d’actualiser les devis et les situations

Contrôler la trésorerie régulièrement selon l’organisation du projet de film ou de série en priorisant les paiements en fonction de l’échéancier et des avoirs disponibles afin de réaliser les appels de fonds nécessaires et garantir une trésorerie suffisante en fonction des dépenses prévues

Collecter et classer l’ensemble des documents et justificatifs relatifs à la gestion comptable, sociale et fiscale du projet de production audiovisuelle (contrats de travail, notes de frais, factures en cours, chèques de caution, etc.) en effectuant l’archivage des pièces afin de transmettre un dossier complet et à jour à la société de production

Effectuer les rapprochements entre la paie et la comptabilité en repérant et corrigeant les éventuelles erreurs afin d’assurer la bonne intégration comptable de tous les bulletins de paie.

Saisir les écritures au moment de la fin de sa mission en vérifiant l’ensemble des éléments comptables afin de transmettre les éléments comptables, sociaux et fiscaux du projet de film ou de série à jour au comptable de la société de production

Archiver les sauvegardes des documents issus du logiciel dédié en vérifiant leur enregistrement et leur intitulé afin d’éviter la perte d’éléments comptables

Réaliser la situation finale du projet de film ou de série (bilan final des dépenses effectuées et projection des dépenses à venir) au regard du devis initial avec le directeur de production afin d’identifier et qualifier les éventuels écarts réalisés

Etablir un historique complet du dossier comptable, social et fiscal du projet de film ou de série en transmettant à la société de production la balance, le grand livre et les sauvegardes avec une note explicative afin qu’elle soit informée des en-cours et des litiges éventuels et poursuivre le suivi comptable de la production