Secrétaire médical et médico-social
CROIX ROUGE FRANCAISE
RNCP 36080
Niveau 4
Date d'expiration
Résumé du métier
Le Secrétaire médical et médico-social travaille au sein de structures tels des hôpitaux, des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendants, des cabinets médicaux, des centres médicosociaux ou encore des centres sociaux. Selon leur taille, ces établissements peuvent employer de quelques professionnels à plusieurs dizaines voire centaines de salariés. En fonction des organisations en place, le Secrétaire médical et médico-social peut exercer sous la responsabilité d’un médecin, d’un chef de service, d’un cadre de santé, d’un cadre administratif, ou de plusieurs responsables dans le contexte d’une organisation en pôle. Situé à l’interface entre le public et les professionnels de l’établissement, il a un rôle d’accueil des patients, des usagers et de leurs familles, que ce soit en direct ou par téléphone, et est amené à recueillir des informations en vue de leur orientation ou de leur prise en charge au sein de l’établissement. En contact avec l’ensemble des professionnels internes ou externes concernés par l’activité - équipes médicales, sociales ou médico-sociales, administratifs - il participe à la coordination du parcours de l’usager et maintient un lien entre celui-ci et les différents professionnels impliqués. Il assure la gestion administrative des dossiers des personnes accueillies et suivies au sein de l’établissement et réalise les activités liées à la gestion du secrétariat. Dans le cadre de la politique institutionnelle, il peut collaborer à la réflexion et à la mise en œuvre de projets internes au service, tels ceux portant sur la qualité, l’identitovigilance, la diffusion de l’information ou tout autre projet développé au sein de son service.
Activités visées par le diplôme
Chaque diplôme correspond à un Référentiel d’Activités et de Compétences (REAC). Ce document liste les tâches et compétences attendues pour obtenir le diplôme.
Pourquoi c'est important ?
Avant de vous lancer, comparez les activités que vous avez exercées avec celles demandées pour le diplôme visé. C'est la première étape pour voir si votre projet de parcours de VAE est possible.
Pour comparer les activités avec vos expériences : Consulter les activités de ce diplôme sur le RNCP
Chaque bloc de compétences constitue une partie de votre diplôme qui peut être validée indépendamment des autres et reste acquise à vie.
Accueillir les personnes physiquement ou par téléphone en adaptant son langage au niveau de ses interlocuteurs et en les interrogeant sur leurs demandes afin de les orienter vers le service adéquat.
Recueillir des informations auprès des bénéficiaires en s’assurant de leur identité afin de constituer ou de compléter leur dossier.
Transmettre le dossier des patients aux services concernés en utilisant les outils et procédures définies afin de respecter la démarche qualité.
Organiser l’attente des patients en hiérarchisant les priorités afin de prévenir toute situation conflictuelle.
Gérer les situations difficiles en veillant à calmer les personnes et en maîtrisant ses propres émotions afin de désamorcer l’agressivité ou les conflits pouvant survenir.
Intervenir en situation de risque ou d’urgence en appliquant les mesures de prévention définies, afin de respecter la limite de ses responsabilités et de la législation en vigueur.
Organiser la prise de rendez-vous des patients au sein du service en tenant compte des prescriptions médicales afin d’en assurer le bon enchaînement selon les différents examens ou intervention à effectuer.
Transmettre les informations nécessaires à l’intervention des différents services en utilisant les procédures et outils internes afin de leur permettre de préparer la prise en charge du patient aux dates et horaires prévus.
Contrôler la coordination mise en place entre les différents acteurs et services internes afin de veiller à la disponibilité du personnel, des locaux, et du matériel à mobiliser.
Actualiser avant et après examens ou interventions, les dossiers des patients en vérifiant la pertinence et la justesse des informations portées, afin de contribuer à la continuité et à la qualité de leurs parcours et à l’information des différents acteurs mobilisés.
Mettre en forme des documents professionnels en respectant les règles propres à chaque support et aux procédures définies afin de respecter la démarche qualité.
Saisir des données en utilisant l’outil informatique afin d’actualiser les documents administratifs et les dossiers dématérialisés en respectant les règles de saisies, de classement et d’archivage.
Rédiger des comptes rendus à partir des notes prises durant les réunions ou tout autre document professionnel à partir d’informations transmises par reconnaissance vocale ou dictée numérique, en s’assurant de la pertinence des thèmes traités et du respect des règles d’écriture et de mise en forme.
Actualiser le dossier de chaque bénéficiaire en respectant les règles de la démarche qualité tout au long des étapes de sa prise en charge au sein du service afin de contribuer à la coordination de son parcours de soin.
Transmettre les informations et documents nécessaires aux différents acteurs internes et externes concernés, en utilisant les supports et procédures définies afin de respecter la démarche qualité.
Superviser l’utilisation des fournitures et du matériel afin d’effectuer les commandes nécessaires au fonctionnement du service et de prévenir toute rupture de stock.
Effectuer un premier traitement des informations recueillies afin de collaborer à l’analyse statistique des activités du service.
Réaliser des opérations d’encaissement, de télétransmission, d’établissement de devis, de tiers payant, ou de facturation, ... en utilisant les outils et logiciels professionnels afin de contribuer à la gestion courante du service.
Développer ses capacités d’observation et d’analyse en tirant parti de son positionnement de témoin privilégiée inscrit au cœur du fonctionnement du service, afin d’identifier les points pouvant en améliorer le fonctionnement.
Participer aux réunions projets en faisant part de ses réflexions et suggestions afin de collaborer de façon active et constructive.
Assurer la responsabilité de certaine partie des projets internes au service, comme le recueil d’information en s’assurant de la conformité des données reçues, afin de participer à leur déploiement.
Collaborer à la formalisation de protocoles et de procédures en veillant à les faire respecter afin de contribuer au développement de la démarche qualité mise en œuvre au sein du service.
Prérequis obligatoires
Avant de commencer votre parcours de VAE, il est important de vérifier les prérequis exigés par le certificateur pour le diplôme visé.Ces conditions sont obligatoires. Vous devez justifier de leur détention au moment du passage devant le jury en fin de parcours de VAE.
Il n’y a pas de prérequis obligatoire renseigné pour ce diplôme
Types d'épreuves
Présentiel
À distance
Estimation des frais de certification
620
Pour comprendre le rôle du certificateur :
Quelles sont les missions d'un organisme certificateur ?Il n'y a pas de lieu de passage renseigné pour le jury sur ce diplôme.
Vous trouverez ci-dessous l'ensemble des ressources qui vous seront utiles tout du long de votre parcours. Elles sont mises à disposition par le certificateur.
Documents essentiels
L’étape centrale de tout parcours VAE est la rédaction d’un dossier de validation. C’est un document rédigé par le candidat. Il permet au jury de VAE d’identifier les connaissances et compétences acquises, en lien avec celles exigées par les référentiels du diplôme visé.
Documents additionnels
Informations complémentaires
Pôle Certifications Croix Rouge Compétence
certifications.competence@croix-rouge.fr
Ressources complémentaires pour aider au parcours VAE :
Le certificat de Secrétaire Médical - Secrétaire Médico-Social de la Croix-Rouge française est accessible par la Validation des Acquis de l’Expérience. Un référentiel d’activités la Secrétaire Médical et Médico-Social est annexé au sein du dossier de validation des acquis. Il constitue pour vous, un document de travail indispensable afin de vous aider dans la constitution de votre dossier de Validation des Acquis de l'Expérience, notamment dans le choix des expériences et situations à décrire. Il met en évidence les activités dont la maîtrise est exigée afin d’obtenir la certification. Ces activités s’exercent dans des services du champ médical, social et médico-social.
Une fois complété, votre dossier de validation est à transmettre par voie numérique via le portail France VAE. Gardez l’original du dossier de validation des acquis qui vous servira lors de l’entretien avec le jury. Il est possible d’être accompagné pour compléter ce dossier mais ce n’est pas obligatoire. Ce dossier est un outil individuel pour rendre compte de pratiques et de compétences professionnelles que vous avez réellement accomplies et potentiellement acquises dans le travail quotidien et/ou lors de formations. Il s’agit de montrer votre capacité à observer votre travail avec un œil professionnel. Ces pratiques et ces compétences présentées dans ce dossier sont examinées par un jury. Le jury évalue la manière dont vous vous servez de votre expérience pour la mettre en valeur en compétences. Il cerne si les compétences mobilisées dans le cadre de vos activités sont bien celles du référentiel de la certification visée. Les écrits de ce dossier doivent être personnalisés et présenter ce que vous avez concrètement fait. Il vous est fortement conseillé de présenter avec vos propres mots, « comment vous avez fait» dans chaque situation que vous décrivez. Il ne s’agit aucunement de raconter une expérience collective ou relatée par un collègue ou par un supérieur hiérarchique. Il ne s’agit pas d’un relevé de cours, ni d’une évaluation de votre travail par votre employeur.
Ressources utiles
À la recherche de plus d’informations ? Découvrez nos articles de blog pour mieux comprendre, préparer et réussir sa VAE.
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Il peut être complexe de choisir le diplôme qui correspond le mieux à son projet. Voici un résumé des questions à se poser pour faire le bon choix.
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Quels sont les critères pour assurer la réussite de son projet ? Et comment savoir si c’est le bon moment de démarrer ? Voici un aperçu des questions importantes à se poser avant de se lancer.
Comment financer son parcours de VAE ?
Découvrez comment financer votre parcours de VAE : CPF, employeur, OPCO, Région, France Travail et associations Transitions Pro.